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KI‑gestützte Prozessautomatisierung für B2B‑Unternehmen

green IT entwickelt KI‑gestützte Prozesslösungen für B2B‑Unternehmen mit komplexen Anfrage‑, Angebots‑ und Bestellprozessen. Mit dem Referenzprojekt HIT IQ haben wir einen WhatsApp‑basierten Autoteile‑Prozess von Grund auf automatisiert – von der VIN‑Erkennung über Teile‑Matching und Preisoptimierung bis zum Lieferschein, stets „human supervised“ und vollständig nachvollziehbar.

+70 % Produktivität bearbeitete Anfragen pro Tag, bei gleichem Team
<3 % Reklamationen bei automatisierten Standardpaketen nach 12 Monaten
Netto kostenneutral Projektkosten durch Effizienz & Marge kompensiert
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Referenzprojekt HIT IQ

Produktiv im Live‑Betrieb
B2B‑Autoteilehändler >40 Mio. € Umsatz >35 Mitarbeiter, Fokus freie Werkstätten, WhatsApp als zentraler Kanal
+65–80 % Durchsatz mehr bearbeitete Anfragen pro Tag mit demselben Team
-70 % Bearbeitungszeit von 5–10 Minuten auf <30 Sekunden Facharbeit
+12–18 % DB besserer Deckungsbeitrag in automatisierten Warengruppen
Entlastete Führung weniger operative Eskalationen, mehr Raum für Strategie
HIT IQ standardisiert das implizite Wissen Ihrer besten Leute – entwickelt und betreut von green IT.

KI‑gestützte B2B‑Lösungen von green IT

green IT kombiniert klassische Software‑Architektur mit modernen KI‑Bausteinen. Wir begleiten B2B‑Unternehmen mit komplexen, meist noch menschengetriebenen Prozessen dabei, Anfragen, Angebots‑ und Bestellabläufe über Chat, E‑Mail und Portale zu strukturieren, zu automatisieren und direkt mit ERP‑/WaWi‑Systemen zu verbinden.

Anfrage‑ & Bestellprozesse automatisieren

Wir digitalisieren den Weg von der Anfrage bis zum Lieferschein – API‑zentriert, nachvollziehbar und auditierbar.

  • Strukturierung von WhatsApp‑, E‑Mail‑ und Portal‑Anfragen
  • VIN‑, Artikel‑ oder Kundendaten‑basierte Identifikation der richtigen Leistungen/Produkte
  • Parallele Preis‑ & Verfügbarkeitsabfragen bei Marktplätzen & Lieferanten
  • Durchgängige Integration in Ihre Warenwirtschaft / Ihr ERP

WhatsApp‑ & Bot‑Integration

Ihre realen Kommunikationskanäle bleiben – wir ergänzen sie um KI und Prozesslogik.

  • DSGVO‑konforme WhatsApp‑Business‑Plattform mit Team‑Inbox
  • Bot‑gestützte Rückfragen (PR‑Codes, Maße, Fotos, Zusatzinfos) mit Human‑Takeover
  • KI‑gestützte Anpassung von Sprache & Tonfall (z.B. Deutsch, Englisch, Mischsprachen)
  • Klare Trennung: Bot hilft, Mitarbeiter entscheiden

Regelengine & KI

Wir machen implizites Wissen explizit – und setzen KI genau dort ein, wo sie transparent bleibt.

  • Formalisierung von Erfahrungswissen zu klaren Entscheidungsregeln
  • Explainable AI: Entscheidungen bleiben nachvollziehbar und auditierbar
  • KI zur Text‑ & Freitext‑Interpretation (z.B. WhatsApp‑Nachrichten, Mischsprachen)
  • LLM‑basierte Sprachadaption: Antworten im Stil Ihrer Kunden, nicht im Stil einer Maschine
  • Datengetriebene Identifikation von sicheren Auto‑Freigabe‑Zonen

Unternehmenskultur & Change

Technik ist nur dann erfolgreich, wenn sie zur Kultur passt. Unsere Projekte sind bewusst „supervised first“.

  • Bestehende Kanäle & Arbeitsweisen bleiben erhalten
  • Supervised‑Modus: Mensch hat jederzeit die Kontrolle
  • Transparente Vorschläge mit klaren Begründungen
  • Schrittweise Automatisierung statt Big‑Bang

Referenz: HIT IQ – KI im B2B‑Autoteilehandel

Für unseren Kunden HIT, einen B2B‑Autoteilehändler mit >40 Mio. € Jahresumsatz und >35 Mitarbeitern, hat green IT die KI‑gestützte Referenzlösung HIT IQ entwickelt. Der bisher manuelle, WhatsApp‑basierte Anfrage‑ & Bestellprozess wurde in einen weitgehend automatisierten, aber vollständig überwachten Workflow überführt – inklusive VIN‑Erkennung, Teile‑Matching, paralleler Preisermittlung und WaWi‑Integration.

+65–80 % mehr bearbeitete Anfragen pro Tag mit demselben Team
-70 % mittlere Bearbeitungszeit je Anfrage (Facharbeit)
+12–18 % Deckungsbeitrag in automatisierten Warengruppen
<3 % Reklamationsquote bei Standardpaketen nach 12 Monaten

Die laufenden Projekt‑ und Betriebskosten wurden bereits im ersten Jahr vollständig durch Produktivitäts‑ und Margeneffekte kompensiert. Aus Unternehmenssicht ist HIT IQ damit faktisch kostenneutral – bei gleichzeitig höherem Umsatz und Gewinn sowie deutlich sinkender operativer Last für Geschäftsführung und Schlüsselpersonen.

Verlauf über 12 Monate

Monate 1–3

Kern & Transparenz

Backend, Datenmodell, Katalog‑ & Marktplatz‑Anbindung, internes Tool. Bereits ~‑35 % Bearbeitungszeit, weniger ungeplante Eskalationen.

Monate 4–6

End‑to‑End‑Digitalisierung

WaWi‑Integration, Standardpakete, stabile Margenlogik. ~‑50 % Bearbeitungszeit, +20–25 % Anfragen/Tag.

Monate 7–9

Bot & Kommunikation

Bot‑gestützte Rückfragen & Statusupdates per WhatsApp, Human‑Takeover. +50–60 % Anfragen/Tag, Reklamationsquote sinkt.

Monate 10–12

Auto‑Freigabe & Optimierung

Selektive automatische Freigaben in sicheren Segmenten. ~90 % Standardfälle weitgehend automatisiert, Projekt wirtschaftlich selbsttragend.

Vorgehen & Methodik

green IT setzt KI‑gestützte Systeme wie HIT IQ nicht als „Big‑Bang‑Projekt“ um, sondern in klaren, messbaren Schritten. So bleiben Risiken beherrschbar, und Ihre Organisation kann sich an neue Regelwerke, Automatisierung und KI‑Unterstützung schrittweise gewöhnen.

1. Analyse & Wissenshebung

  • Ist‑Prozessaufnahme entlang realer Vorgänge
  • Interviews mit operativen Teams und Management
  • Heben von implizitem Wissen in explizite Regeln
  • Identifikation der „sicheren“ Standardfälle

2. Kernsystem & supervised Betrieb

  • Implementierung des Kernsystems (Katalog/Datenquellen, Preise, ERP/WaWi)
  • Interne Nutzung: System liefert Vorschläge, Mensch entscheidet
  • Logging von Korrekturen als Basis für Optimierung

3. WhatsApp‑Plattform & Bot

  • Anbindung einer DSGVO‑konformen WhatsApp‑Plattform
  • Bot‑gestützte Rückfragen & Statusmeldungen
  • Human‑Takeover für heikle Fälle
  • LLM‑gestützte Formulierungen: Bot‑Nachrichten klingen wie Ihr Team

4. Datengetriebene Automatisierung

  • Auswertung von Fehler‑, Rücksende‑ & Korrekturraten
  • Einführung selektiver Auto‑Freigaben in „Green Zones“
  • Laufende Optimierung der Regeln & Dashboards

Kontakt & Erstgespräch

Sie möchten wissen, wie sich HIT IQ und unser Vorgehen auf Ihre Prozesse und Kennzahlen auswirken könnten? Schreiben Sie uns kurz, wie Ihr aktueller Anfrage‑ & Bestellprozess aussieht – green IT meldet sich mit einer fundierten Einschätzung.